¿Bitácoras?, ¿Qué son?

La bitácora es un instrumento técnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construcción o de prestación de servicio, controlando el ejercicio de los mismos. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten, considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos; así como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista.

La bitácora para los efectos de la ley artículo 46°, es el medio oficial y legal de comunicación entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos. Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios, por lo que la residencia y la supervisión, deberán prever que los órganos internos de control vigilarán el uso y seguimiento de la misma.

Por lo anterior, es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisión en su elaboración, para asentar oportuna, sistemática y detalladamente los acontecimientos relevantes, lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado, así como los incidentes que lo interrumpen o modifican. Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados, que permitan descubrir cualquier situación pasada.

“Reglas generales para el uso de la bitácora”

Se deben observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitácora.

Apertura: Su apertura se hará previamente al comienzo de los trabajos y deberá iniciar con una nota especial (nota de apertura), relacionando como mínimo lo siguiente: fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal autorizado, domicilios y teléfonos, datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las características del sitio donde se desarrollarán, así como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del contratista, para la utilización de la bitácora, indicando a quien o a quienes se delega esa facultad.

Numeración y fechado de notas: Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse (en el día en el que se efectúe el asiento) consecutivamente respetando sin excepción el orden establecido; cerrándolas con nombre y firmas del residente y/o supervisor y del superintendente de construcción del contratista.

Redacción y escritura: Las notas o asientos deberán efectuarse claramente, con tinta indeleble preferentemente de tinta negra, letra de molde legible, sin abreviaturas y utilizando papel carbón o autorreproducible para las copias.

Errores:Cuando se cometa algún error de escritura, de intención o redacción, la nota deberá anularse por quien la emita, abriendo de inmediato otra nota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripción correcta.

Errores:Cuando se cometa algún error de escritura, de intención o redacción, la nota deberá anularse por quien la emita, abriendo de inmediato otra nota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripción correcta.

 Tachaduras y enmendaduras:Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras, será nula.

Sobreposiciones: No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de bitácora, ni entre renglones, márgenes o cualquier otro sitio, de requerirse, se deberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen.

Inutilización de espacios: Se deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas.

Retiro de copias: Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitácora, llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes, los interesados podrán retirar sus respectivas copias.

Validaciones: Se podrán validar oficios, minutas, memoranda, circulares y cualquier otro documento, refiriéndose en notas de bitácora el contenido de los mismos o bien anexando copias.

Frecuencia y cantidad de notas: Estas se definen por cada caso en particular, por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato.

Compromiso de uso: El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad. Asimismo, deberá utilizarse la bitácora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestión.

Anotaciones de la supervisión: Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra, sobre los precios unitarios establecidos en el contrato, o la recepción satisfactoria de la obra.

Cierre de bitácora: Será con una última nota especial, en la que se dará por finiquitada la relación técnica de campo. Después se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes, inutilizándolas sin arrancarlas de la libreta y ésta, por conducto de la supervisión se anexa al finiquito de la obra.

Firmas: Las notas de la bitácora deberán ser firmadas por ambas partes.   Previendo que alguna de las dos partes no firme, se establecerá en la apertura de la bitácora, un plazo máximo para la firma de los interesados, acordando en caso del vencimiento del plazo, la aceptación del asunto en cuestión.

Información relevante:

xLogotipo de la institución o empresa

xFolio xFecha

xHora

xNombre del cliente

xCorreo electrónico xEquipo xMarca xNúmero de serie xDescripción de la falla xDiagnóstico xSolución

xRecomendaciones

xNombre y firma de la persona que atendió el servicio

xTipos de bitácoras

xDe asistencia

xDe temperatura

xDe gastos

xDe ventas

xMantenimiento preventivo

xMantenimiento correctivo

xRecepción y entrega de equipo

xDe pendientes

Bitácora	Diferencias	Similitudes
Entrega de servicio	Son distintas ante el contenido para el cual llenar sus campos, ante los anteriores en base a la empresa u organización acoplar dichos campos para sus necesidades. -porcentaje de ventas. -pacientes atendidos. -porcentaje de ingresos. -ejemplares de venta. - productos en existencia. -asuntos legales concluidos. -accesos de registro remoto. -asistentes. -clientes comunicados remotamente. -ejemplares en existencia. -precios. -correos institucionales. -pautas de garantía. -control de calidad. -sectores de venta.	Todos los registros de bitácoras contienen campos de acceso que normalmente son primordiales para este tipo de documentos. -fecha y hora. -folio. -titulo. -logotipos. -observaciones. -sectores de descripciones generales. -nombres de los representantes. -firmas de acceso. -fechas de acceso. -sectores de garantía (solo si la empresa aplica este tipo de medios). -Gamas de concentración para manejo de datos del cliente. -nombre del técnico o ingeniero a cargo del servicio. -dirección del cliente.
Recepción de servicio
General
Soporte técnico a distancia
Mantenimiento preventivo
Mantenimiento correctivo
Bitácora de venta
Bitácora de contenido
Bitácora de audio blog
Bitácora fotográfica
Bitácora de salud
Bitácora literaria
Bitácora periodística
Bitácora legal
Bitácora de inventario